Trước khi chuyển văn phòng nhân viên cần làm gì?

28

Chắc chắn sẽ không ít lần công ty sẽ phải di chuyển đến trụ sở hoặc văn phòng mới hiện đại hơn vì thế mà mỗi nhân sự sẽ được thông báo về kế hoạch chuyển văn phòng và lên trước thời gian chuẩn bị

Tuy nhiên đằng sau việc vui mừng vì sẽ có nơi làm việc khang trang, rộng rãi hơn thì điều trước mắt bạn phải đối mặt chính là sự xáo trộn đôi chút về công việc của bạn vì thế mà khi chuyển văn phòng mỗi nhân viên cần phải làm những công việc như sau:

Sắp xếp đồ dùng cá nhân

Việc làm đầu tiên khi chuyển văn phòng là mỗi cá nhân trong tổ chức phải phân loại và sắp xếp đồ dùng cá nhân của mình, backup lại dữ liệu máy tính để tránh việc di chuyển thất lạc dữ liệu

Nếu an toàn hơn, bạn cũng có thể đóng gói đồ dùng cá nhân lại sau đó mang về nhà rồi mới đem tới văn phòng mới để tránh bị thất lạc các vật kỷ niệm trong quá trình vận chuyển.

Sắp xếp lại đồ dùng cả nhân tại công ty
Sắp xếp lại đồ dùng cả nhân tại công ty

Hỗ trợ công ty chuyển văn phòng

Bạn có thể hỗ trợ công ty đóng gói vật dụng, bàn ghế giúp đẩy nhanh quá trình vận chuyển. Hỗ trợ các đồng nghiệp, phòng ban thu dọn đồ dùng. Việc đóng góp một phần sức lực vào quá trình chuyển văn phòng vừa giúp công ty đẩy nhanh quá trình vận chuyển, vừa tăng thêm sự đoàn kết cho cả công ty.

Đóng gói và ghi chú rõ ràng

Các đơn vị vận chuyển thường sẽ mang thùng đựng tới trước rồi sau đó mới bắt đầu đóng gói đồ đạ dần. Nhân viên có thể sử dụng những thùng đã được cung cấp sẵn để đóng gói đồ dùng cá nhân của mình lại, với mỗi thùng nên ghi rõ ràng thông tin về tên, số điện thoại, phòng ban, đồ dùng nhằm tránh gây thất lạc trong quá trình vận chuyển

Nếu bạn có khả năng hoàn toàn có thể tự đóng gói và tháo lắp đồ điện tử trong công ty như máy tính, máy in,.. theo hướng dẫn của những video trên mạng. Thì để các bộ phận tránh bị nhầm lẫn trong quá trình vận chuyển bạn nên ghi rõ tên các loại thiết bị có trong thùng để có thể dễ dàng biết trong thùng chứa cái gì. Điều này cũng giúp nhân viên vận chuyển chú ý vận chuyển cẩn thận hơn đối với các trang thiết bị quan trọng

Trong trường hợp các đơn vị vận chuyển không cung cấp thùng carton trước thì bạn có thể tìm mua ở các đại lý tạp hóa một cách dễ dàng.

Đóng gói ghi chú rõ ràng những đồ dùng công ty.
Đóng gói ghi chú rõ ràng những đồ dùng công ty.

Mang theo những gì quan trọng

Dù rằng việc chuyển văn phòng thường sẽ có đơn vị vận chuyển thực hiện vì thế mà sẽ ít xảy ra sai sót hay đổ vỡ, mất mát đồ dùng. Tuy nhiên, bạn vẫn nên tự vận chuyển những gì quan trọng đối với bản thân mình

Những tài liệu, giấy tờ quan trọng hay đồ vật quý giá, kỷ niệm thì bạn nên tự mình vận chuyển để tránh những sai sót không đáng có xảy ra.

Sắp xếp tài liệu, hồ sơ

Việc vân chuyển qua văn phòng mới cũng giúp bạn sàng lọc và sắp xếp tài liệu một cách hoàn hảo. Những hồ sơ, tài liệu không nằm trong danh mục sử dụng bạn nên tiến hành đào thải để khỏi mất thời gian sắp đặt ở văn phòng mới

Bên cạnh đó sắp xếp tài liệu khoa học, dễ tìm kiếm để khi qua văn phòng mới bạn có thể sắp xếp chúng một cách dễ dàng, giúp sử dụng thời gian một cách hợp lý

Nên sử dụng thùng vừa đủ để sắp xếp tài liệu, tránh không quá rộng cũng không quá hẹp bởi lẽ nếu quá rộng thì trong quá trình vận chuyển rất dễ bị xáo trộn lung tung lên hết. Và cuối cùng hãy đánh dấu hay dán nhãn từng thùng tài liệu để dễ dàng nhận ra chúng.

Nhân viên sắp xếp lại văn phòng mới
Nhân viên sắp xếp lại văn phòng mới

Hi vọng với những lưu ý ở trên thì bạn đã biết được rằng trước khi chuyển văn phòng nhân viên cần làm những gì? Chúc bạn luôn thành công và thăng tiến hơn nữa trong công việc của mình.